主题: 中小企业格局之2套账(不要说你没有做2套~~切切切切~~)

  • 刘金根
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  • 发表于:2014-1-15 22:15:56
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从事ERP行业已十余年,自诩是行家里手,早些天被一个关于‘两套账’的问题给难住了。
倒不是头一次遇到两套账的问题,从业十余年,提供过服务的企事业单位,有很多都是两套账,特别是民营私营企业,80%以上都是两套账,两套账的产生原因与目的,相信不用我解释,大家都明白这具有中国特色的现象。通常,企业在不同目的之下,为了满足不同要求对同一个会计主体编制了两套账,甚至多套账。其目的通常有:
1.        反映企业实际经营情况的账:内账(管理账)
2.        为了应付税务机关的账:外账(税务账)
3.        为了贷款需要的账:银行账
4.        为了海关检查的账:海关账
5.        为了申请高新资格的账:高新账
6.        … …
其中,用得最多的就是服务于企业内部管理的‘内账’与应付税务机关的‘外账’了。
 
两套账的好处,相信各位企业老板、财务经理都知道,在享受‘好处’的同时,企业也冒着被税务稽查的风险,这也是各位企业老板、财务经理都很清楚的事情。
 
“你们软件能够做两套账吗?”这是从业十余年来,被企业财务人员问得最多的问题。
“当然可以!不光两套,就是三套、四套多套都可以”这是我的回答。  相信如果没有多套账的功能,这软件在中国大陆估计也没市场了。
 
客户在确认软件支持两套账功能后,就是问两套账如何做,及如何规避风险的问题了。我的回答一般如下:
 
一、            两套账如何做?
具体的会计分录怎么做,财务处理手法如何处理,不是我今天要讲的主要内容,因为具体的业务要具体探讨,我想讲的是:
1          两套账是指财务账。 业务账不需要做两套:(这里的业务账是指库存台账、销售台账等与具体业务相关的明细账
2          一般来说,税务机关看的是企业的财务报表,而不是业务报表,所以只要财务账做两套就够了,业务账没必要做两套;
3          财务账做两套比较容易,因为都是会计凭证,很多时候,都是多笔业务汇总做凭证,业务量小的,一个月几十张凭证,业务量大的,也就几百张凭证; 而业务账就不一样了,一天就是几十上百张单据,并且业务系统流程复杂,单据间钩稽关系也比较多,如果做两套,工作量相当之大;当然,如果企业业务简单,业务单据不多,也可以考虑业务账也做两套。
4          如果条件允许,最好是内账会计与外账会计分开。 因为能够同时做好两套账,条理清晰,一点都不会搞混淆的财务人员确实难得,就算非常有经验的老会计,也难保每次都不搞混,所以为避免税务稽查时,说漏嘴,最好是把内账会计与外账会计分开。
 
二、            如何规避风险?
1          第一、企业要跟税务机关搞好关系。关系好,只要你不是搞得太出格,太现形,影响太大,一般来说,税务机关不会跟你较真,要是关系处不好,你的账做得再好,税务机关要查,也得查,在中国,有几个企业的账经得起查?!就算没问题,隔三差五来查你,也会把你折腾死… …这种有中国特色的办事方式,相信你们比我更清楚。
2          第二、既然做了两套账,要避免被查的风险,首要的就是不要让税务机关知道你有两套账。
这时,客户就会问我了:“怎么才能不让税务机关知道呢?”
 
其实,当客户问这个问题的时候,我是很不情愿回答的。因为这永远是一个仁者见仁、智者见智的问题。 我很想说“要想人不知,除非己莫为!” 但客户是上帝,我不能这样跟上帝说话,我只能跟客户这样说:“其实风险是一个相对的问题,既然你做了两套账,就没有绝对的安全。”
 
一般来说,你在同一套软件里建了两套账,一套是给税务机关看的外套,光明正大的写着公司名称, 另一套外账,你就单独建个目录,取个迷惑税务的名字,比如‘演示账套’、‘测试账套’、‘练习账套’什么的,甚至是一串无意义的英文字母也行,只要你自己清楚是怎么回事就行了。
 
当然,这样的小把戏,现在的税务稽查人员也见多了,知道这里头有猫腻,所以仅仅这样是很不安全的,所以最好是等税务稽查人员进场前,就把内账隐藏起来(一般软件都有这样有功能),或者是把账套备份后,直接删除,税务稽查进场时,系统里只能看到外账了,等稽查完毕,再把内账恢复。 当然,这就涉及到前面说的要跟税务机关搞好关系,税务稽查进场前,跟企业打个招呼,让企业提前作好准备。
 
但是,现在直接分管企业的税务分局/税务所也面临上级税务主管部门分派的税收指标及各种突击检查等压力,难免会有不打招呼的时候,万一税务稽查的人一进场,直接奔机房,把服务器给搬走了,怎么办? 现在,税务机关也有懂电脑懂软件的人,哪怕你把账套隐藏了,他们也能把账套找出来(税务机关为了提高业务技能,现在也加强了电脑软件的培训,我们今年就接了好几个给税务稽查人员培训的项目),所以,我们企业得作好预防工作。 那么如何预防呢?一般有如下几种方式:
 
1、  最初级的,服务器上安装加密软件,把内账给保护起来,当然这种方式也只能糊弄菜鸟级的税务稽查人员,遇到高手,他们一样可以把你的内账找出来。
2、  把服务器安放在离企业财务办公地点比较远的地方,等税务稽查进场后,我们还有缓冲时间,打个电话让其他同事尽快处理服务器上的内账。确实,这也是目前我们客户用得比较多的一种方式,有很多企业把服务器放在老板自己家里,通过英特网,远程连接服务器操作,更有甚者,我们有两家客户,公司在湖南,服务器放在广东。
3、  有客户还是不放心,万一不小心让税务稽查的找到了服务器怎么办? 我说:那你就买两套软件,搞两台服务器喽!一台做外账,一台做内账,外账服务器就摆在外面给税务局看,内账服务器藏起来,不让税务局知道喽! 如果你得罪了哪个员工,给举报了,那我也只能说你做人太失败了!
 
从业十多年,我的客户都是按照上述方式处理的,但是,早些天,遇到一客户,硬是在这个问题上纠结、卡壳了,过不去。具体情况是这样:
 
某生产型企业,老板约50上下,育有一女,刚从国外留学回来,看到自己渐渐年长,在考虑培养接班人的问题,中国的家族企业,接班人首选当然是自己子女喽!
 
这老板千金是80后,年轻人上台搞管理,当然要引进新技术、用新方法喽,所以上ERP是她的头等大事,老板也支持她,把企业信息化的事情交给她全权处理。
 
但是这千金参与企业经营管理时间不长,对自己企业很多方面还不熟悉,不了解,面对很多具体业务问题时,自己不能决策,所以在信息化这事上,老板又让公司财务经理辅佐她。
 
问题就出在财务经理这儿,财务经理是个40多岁的女人,跟着老板干了很多年,算是公司元老了,也是老板信得过的人,只是这财务经理一直在这个企业里干,也没怎么到外面学习培训过,不知道先进企业是如何管理的,不知道现代企业信息化是怎么搞的,思维还停留在比较原始落后的半手工半电脑管理模式层面,财务经理所坚持的观点是:
1、  软件能够做的,她们手工加Excel电子表格也能做;
2、  软件能够核算的成本,她们手工也能核算,并且也很准确;
3、  手工账没有税务风险,电脑账的税务风险很大,这也是她顾虑最大的地方。
 
关于第一点,我承认,软件能够做的,手工肯定能够做,只是我觉得手工的效率绝对比不上软件系统,并且及时性和准确性也远不如软件系统,还有,多会计期跨年度分析时,不管经过多长时间,软件系统能够很快进行数据汇总分析… …,不过财务经理坚信她们用Excel电子表格也能做到及时更新,并每天发布最新数据给需要的部门,历史数据查询分析,她也能很快从她的电脑中找到相关数据… …。  —— 在这里,我佩服财务经理的那份自信。
 

关于第二点,很多企业也是类似的观点,认为自己的成本很准确,认为就算财务算不出来,自己也可以估一个成本出来,他们的做法是,让技术部提供产品零件清单(BOM表),然后让工艺或生产部门根据经验估一个损耗率,再找采购部门把材料价标上去,最后,财务部门根据这些数据把产品成本汇总出来,做得好一点的企业,可能还会让工艺部门将人工工时定额也加上去,这样貌似都考虑完全了,成本应该是很准了,其实并不是那么回事。
 

首先、很多企业,技术部提供给财务的产品零件清单(BOM表)并非很准确,就算当时是准确的,但随着时间的推移,产品可能发型换代了,也就是说技术部的产品技术图纸已经发生变化了,但财务部的产品零件清单还是原来的,没有更新。
第二、材料的价格是动态的,但财务的依据是历史的静态数据,并且,损耗率、工时定额等数据也是根据经验估计的,也就是说,这样计算出来的产品成本其实是根据经验估算出来的成本,不是实际成本,无法得知实际成本与标准成本的差异,也不知道成本浪费的环节在哪里,进而导致不知从什么环节加强成本控制… …
前面两点,财务经理多少也认可了一些,只是第三点,硬是我从业十余年来,第一次被难住了, —— 财务经理要求没有一点风险,这可是我办不到的地方,第一次在这个问题上,让我彻底的失去了自信。
 
正好早两天参加了长松咨询的《企业系统建设总裁学习班》,我把这个问题带到课堂上问老师,老师回答我:“企业家不要太贪心!”  一句话彻底把我点醒了:
1          现实中,但凡做得大的企业,基业长青的企业,都只有一套账;
2          民营企业、私营业务,在创业之初,甚或成长的初期阶段,或多或少有一点不合规的地方,但伴随着企业的发展,其财务管理也将逐步走向规范化。 这就好比一个人,因为公司管理的漏洞或其它方面的机会,经常会占一点小便宜,捞一点油水,久而久之,他的心思就不在正路了,而是盯着那点小利,天天寻思着什么时候又能捞一笔。
经营企业也一样,因为担心税务风险的问题,而不愿推行企业信息化,迟早将会在市场经济竞争的过程中被淘汰掉; 跟提升企业管理水平与业务运作效率而带来的利润相比,每年偷逃的哪点税金又算什么?!企业应该把更多的精力放在提升自身管理和业务运作效率上才是根本之道。
3          还有,企业在财税规划方面,其实是有三个层次的:
3.1         偷税:从发票管理的角度做文章,比如虚开发票,开假发票… … 这是大多数民营企业初级阶段广泛应用的手法,也是风险最大的一种方法,偷税50万以上,就可追究刑事责任了。
3.2         避税:通过合法但不合理的手段,达到避税的目的。
3.3         节税:从税务筹划的角度对业务行为进行规划,从而达到节税的目的,这是财税规划中最为高明的地方,也是最有技术含量的地方。
 

关于上述3.23.3,具体方式方法有很多,今天不一一详述,还是留着去卖钱吧!毕竟我也是花了大价钱学来的,我得把学费给赚回来! 登录查看大图
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这几天,负责跟单的业务员老在催我,要我帮他早点把这个单子给打下来,真是苦了我的业务员啊! 只是我觉得,以客户财务经理目前的思维模式,想把这个单子签下来,时机还不成熟,就算签下来,在后期交付阶段,估计也会有些障碍, 要想把这个单拿下,并且保证后期能够顺利交付,恐怕还得找老板谈一谈 —— 毕竟老板站的高度不一样,或许让老板发话,能够打消财务经理的顾虑。
 
业务交流:请QQ:568495291 或者加会计俱乐部群:197633861
原文链接:http://user.qzone.qq.com/917762176?ptlang=2052
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  • lovepx
  • 发表于:2014-3-14 13:35:02
  1. 沙发
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我 手里有***,谁要
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  • 刘金根
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  • 发表于:2014-3-18 10:42:40
  1. 板凳
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